Sector Alarms integritetspolicy under rekryteringsprocessen

Sector Alarm kommer att samla in och behandla personuppgifter om dig i samband med rekryteringsprocessen. Personuppgifterna kommer att samlas in från dig såväl som från andra tillgängliga källor i den utsträckning det är relevant och tillåtet enligt lag. Beroende på omständigheterna kommer följande personuppgifter att behandlas:

• Personuppgifter: Namn, födelsedatum, föredraget språk och landskod (mobil).
• Kontaktuppgifter: e-postadress, telefonnummer och postadress
• Information om ansökan: ansökan, CV, intyg, intyg och utlåtanden från referenserna.
• Intervju- och bedömningsdata: interna bedömningar/rapporter från intervjuer, kompetensbedömning, kredit- och bakgrundskontroller (beroende på vilken tjänst du söker och när det är relevant för rekryteringsprocessen).
• Information om tester: information och resultat från personlighets- och färdighetstester som du utför under rekryteringsprocessen.
• Teknisk information: När du besöker Sector Alarms onlinetjänster skapar våra internetservrar automatiskt information om ditt besök. Dessa poster inkluderar vanligtvis: IP-adress, besökstid, antal besökta sidor, länkade webbplatser och funktioner som används, innehåll som visats eller begärts, typ av webbläsare och valt språk. Du hittar mer information om detta i vår cookiepolicy.

Följande information behandlas endast i specifika situationer:

• Vandelsintyg: Om du erbjuds en tjänst på Sector Alarm, kan vi för vissa tjänster kräva vandelsintyg. Dokumentet ska skickas via krypterad e-post till en specifik e-postadress för just detta ändamål. Dokumentet lagras inte någon annanstans och raderas omedelbart så snart anställningsprocessen är slut.
• Känsliga uppgifter: Vanligtvis samlar vi inte in känsliga personuppgifter i samband med rekryteringsprocessen. Men om du har fysiska begränsningar eller särskilda behov som kräver att vi tar specifika överväganden under rekryteringsprocessen kan vi komma att behandla relevant information för att våra kandidater ska kunna söka jobb hos oss och för att säkerställa att vi följer lagstadgade skyldigheter som ställs på oss gällande vår anställning.  Eftersom E-postkorrespondens inte alltid är säker, så vi rekommenderar vi att du utesluter känslig information från e-postmeddelandet du skickar till oss.

Rekryteringssystem för webbsidor: I syfte att ta emot och hantera jobbansökningar via webbrekryteringstjänsten använder vi tjänsterna av Greenhouse Software, Inc., 110 Fifth Avenue, 3rd Floor, New York, NY 10011, USA ("Greenhouse Software"). I webbtjänsten kan du ansöka om lediga jobb och skicka in och/eller ladda upp relaterad personlig information, såsom namn, e-postadress, LinkedIn-profil, CV och personliga dokument. Sådana uppgifter kommer endast att behandlas på servrar utanför Eurpeiska Unionen (EU) och lämnas till Sector Alarm. Programvara efter att du klickat på respektive "skicka ansökan"-knapp på webbplatsens rekryteringstjänst. Integritetspolicyn för Greenhouse Software kan hittas här: http://www.greenhouse.io/privacy-policy.

Rättslig grund för behandlingen: 
Dina personuppgifter behandlas utifrån berättigade intressen, jfr. GDPR art. 6. (1) f). Vi har ett berättigat intresse av att utföra behandlingen för syftet med att hantera och slutföra rekryteringsprocesser som inte åsidosätts av dina intressen, grundläggande rättigheter eller friheter. Vi måste vara säkra på att vi anställer rätt person och vi måste dokumentera att processen har utförts på rätt sätt. Om några tester genomförs av dig som en del av anställningsprocessen kommer behandlingen av personuppgifter i detta fall att baseras på ett berättigat intersse av Sector Alarm. 

Vi kan också komma att behandla dina personuppgifter baserat på ditt samtyckte, i vilket fall vi har erhållit ditt tidigare och skriftliga uttryckliga samtycke till behandlingen av dina personuppgifter. Denna rättsliga grund används endast i samband med em process som är helt frivillig, den används inte för behandling som är nödvändig eller obligatorisk. Ditt skriftliga samtycke kan alltid återkallas genom att kontakta oss eller via din onlineprofil. I vissa fall kan behandlingen också vara nödvändig för att uppfylla rättsliga och regulatoriska skyldigheter.

Nationell lag i Sverige: 
Detta vänder sig till alla anställda på Sector Alarm i Sverige oavsett befattning i bolaget: Sveriges Rikes Lag: Lag (1998:620) om belastningsregister, 9 §. Innan anställning, blir alla anställda informerade om att de kommer göra ett utdrag ur arbetsbelastningsregistret. Then they receive an oral approval from the person. For future employees at the alarm center, does Sweden receive a written approval.

Vi får dela dina personuppgifter med en tredje part endast när det är nödvändigt som en del av vårt avtal med dig, för att bedriva verksamhet eller när det finns en rättslig eller lagstadgad skyldighet att göra det. När vi lämnar ut dina personuppgifter till tredje part kommer vi endast att avslöja den mängden av dina personuppgifter nödvändigt för att tillgodose ett sådant affärsbehov eller juridiska krav. I annat fall kommer dina personuppgifter inte att lämnas ut till andra om du inte har lämnat din samtycke till detta, till exempel i samband med en förmån/specialerbjudande eller bonusprogram, eller om vi är juridiskt skyldiga att lämna ett sådant avslöjande.

Nedan finns en lista över de kategorier av mottagare vi delar personuppgifter med. När vi delar personuppgifter kommer vi alltid att se till att vi har korrekt avtal och sekretessåtaganden på plats. Vi säljer inte dina personuppgifter till någon tredje part för kommersiella ändamål. 

Grupp företag
Vi är en del av European Sector Alarm Group, där den norska enheten Sector Alarm Holding AS är den kontrollerande enheten. Koncernens IT-funktion administrerar alla våra IT-applikationer för vår räkning som vår databehandlare, och vi har ett databehandlingsavtal på plats för detta ändamål. Detta betyder att personal från koncern-IT har tillgång till de personuppgifter vi har lagrat i våra IT-applikationer. Andra gruppfunktioner kan också begära åtkomst till personuppgifter för att utföra analyser och för att generera rapporter om försäljningsstatistik, kundnöjdhetsundersökningar och liknande ämnen för att säkerställa rapporterar till vår koncernledning och styrelse. All åtkomst till våra IT-applikationer ges på ett strikt behov av att veta och begränsat till vad är endast strikt nödvändig. 

Leverantörer:
Vi använder leverantörer som tillhandahåller tjänster till oss, där behandling av personuppgifter är nödvändig för att leverantören ska kunna leverera sådana tjänster. Om leverantören behandlar personuppgifter för vår räkning är de en databehandlare. Vi kommer endast att använda databehandlare som kan garantera efterlevnad av tillämpliga dataskyddslagar och våra tekniska och organisatoriska krav, och vi kommer alltid att ha ett databehandlingsavtal på plats för att styra våra instruktioner till sådan databehandlare. Vi har följande nyckelkategorier av leverantörer:

- Leverantörer av IT-applikationer: Dessa leverantörer kan utföra service och underhåll på de IT-applikationer de tillhandahåller oss.I den mån de har tillgång till, eller på annat sätt behandlar, personuppgifter för vår räkning som databehandlare har vi ett databehandlingsavtal på plats.De kan också lagra data på sina servrar eller i en molntjänst som tillhandahålls av dem, och i så fall är de våra databehandlare

- Partners: Vi samarbetar med partners som genererar potentiella kandidater till oss, såsom rekryteringsbyråer och bemanningsföretag.Dessa parter delar din information med oss på grundval av deras avtal eller samtycken med dig

- Marknadsföringsleverantörer: Vi använder Google Inc och Facebook Inc för marknadsföringsplacering av lediga tjänster på internet och i sociala medier.För mer information, se vår Cookie Policy.

Internationella dataöverföringar
Som standard strävar vi alltid efter att säkerställa att dina personuppgifter behandlas inom Europeiska ekonomiska samarbetsområdet (EES). Vissa av våra leverantörer är dock baserade utanför EES eller har servrar eller koncernbolag belägna utanför EES. I sådana fall kommer vi att se till att ha en giltig överföringsmekanism på plats, nämligen lämplighetsbeslut fattade av EU-kommissionen, bindande företagsregler eller EU:s standardavtalsklausuler. Dessutom kommer vi att implementera ytterligare skyddsåtgärder för att säkerställa att dina rättigheter och friheter som europeisk medborgare är tillräckligt skyddade även vid sådana överföringar av data utanför EES.

Du kan hitta en kopia av EU:s standardavtalsklausuler som vi använder genom att klicka här. Vi kan revidera eller uppdatera våra överföringsmekanismer för att följa ändringar i dataskyddslagstiftningen eller kraven från Europeiska kommissionen; om vi gör det kommer vi att uppdatera denna integritetspolicy i enlighet med detta.

Specifikt använder Sector Alarm Greenhouse Software för att hantera rekryteringswebbtjänsten enligt beskrivningen ovan. Behandlingen av personuppgifter baseras på EU-godkända standardavtalsklausuler. Dessutom visar vi platsannonser på sociala medieplattformar som Facebook, Instagram, Snapchat och LinkedIn. Alla dessa leverantörer behandlar personuppgifter utanför EES. Observera att din användning av dessa sociala medieplattformar är föremål för plattformarnas separata användarvillkor och sekretesspolicyer.

Som registrerad ges du flera rättigheter och friheter enligt tillämpliga dataskyddslagar och förordningar. För att utöva sådana rättigheter, vänligen kontakta vårt dataskyddsombud på dpo@sectoralarm.com. För att säkerställa att vi inte delar personuppgifter med obehöriga tredje parter kommer vi att begära att du bekräftar din identitet innan vi svarar på din begäran. Förutsatt att vi har bekräftat din identitet kommer vi att svara så snart som möjligt och normalt inom 30 dagar. Om vi inte kan svara inom 30 dagar kommer vi att meddela dig om förseningen och orsaken till den i sinom tid och innan deadline på 30 dagar. Nedan följer en översikt över dina rättigheter. Du kan läsa mer om detta på den norska datatilsynets webbplats.

Inom de begränsningar som anges i tillämplig lag har du följande integritetsrättigheter:

- Rätt till information: du har rätt att få ytterligare information om vår användning av dina personuppgifter.
- Rätt till åtkomst: Du kan begära tillgång till en kopia av de personuppgifter vi behandlar om dig. Observera att det finns vissa undantag från denna rättighet, till exempel om åtkomsten gör intrång i andras rättigheter (till exempel avslöjar den personlig information om en tredje part) eller om den avser affärshemligheter. Om vi gör några undantag från din rätt till tillgång kommer vi att informera dig om detta specifikt
- Rätt till rättelse: Det är viktigt för oss att säkerställa att vi endast behandlar personuppgifter som är korrekta och aktuella. Om du ser att någon av de personuppgifter vi behandlar är felaktig har du rätt att kräva rättelse.
- Rätt till dataportabilitet: Du kan få en elektronisk kopia av de personuppgifter som du har lämnat till oss i ett digitalt format antingen direkt till dig eller till en tredje part utsedd av dig
- Rätt att bli glömd: Vi lagrar endast personuppgifter för tid som behövs för att uppfylla de syften som den samlades in för. Om du anser att vi lagrar information som borde ha raderats kan du begära att vi raderar sådana personuppgifter. Observera dock att juridiska skyldigheter såsom skatterapportering och bokföring kan leda till att vi är skyldiga att inte radera personuppgifterna förrän den lagstadgade lagringsperioden har löpt ut. För mer information om våra lagringstider, se avsnittet Hur länge lagrar vi dina personuppgifter nedan.
- Rätt till invändning: Du kan invända mot vår behandling av dina personuppgifter om din speciella situation kräver det. Observera att detta kan leda till att vi inte kan fortsätta handläggningen av din jobbansökan.
- Rätt till begränsning av behandling: Du har rätt att begära att vi begränsar behandlingen av dina personuppgifter till exempel om du anser att vi behandlar dina uppgifter olagligt eller om du inte vill att vi ska radera uppgifter som är förfallna för radering
- Automatiserade beslut och profilering: Vi använder inte automatiserade beslut som hänför sig till dig i rekryteringssyfte. I syfte att marknadsföra öppna positioner använder vi segmenteringstekniker och utför analyser för att optimera våra marknadsföringsinsatser och för att skräddarsy sådan marknadsföring efter våra kandidaters preferenser och behov. Sådan analys kan påverka våra marknadsföringsbeslut, men tillämpas inte på ett sätt som kan resultera i juridiska eller liknande betydande effekter för dig.

Vi bevarar din personliga data så länge det är nödvändigt för att uppfylla de syften som anges i denna integritetspolicy. Dessa är våra huvudsakliga lagringsperioder:

Alla personuppgifter som samlas in och lagras baserat på vårt berättigade intresse, raderas efter 12 månader. Lagringstiden räknas i dagar från det datum du fick beskedet att en kandidat tilldelades den tjänst du sökte. I tillämpliga fall inkluderar detta all information i kategorierna som anges ovan, dvs.: Individuella uppgifter, Kontaktuppgifter, Ansökningsdata, Intervju- och bedömningsdata, Testdata och Tekniska data Följande personuppgifter kan raderas när som helst via din onlinekandidatprofil : CV, intyg, ansökan och intyg.

Som specificerats ovan raderas eventuella vandelsintyg omedelbart om du inte uppfyller screeningkriterierna. Om urvalskriterierna är uppfyllda raderas intygen så snart rekryteringsprocessen är klar.

Ibland kan vi fråga om du vill att vi ska behålla dina personuppgifter under en längre period, till exempel om du inte kvalificerar dig för en tjänst men vi skulle vilja kunna behålla dig i vår databas för andra potentiella framtida lediga tjänster. Du kan när som helst återkalla ditt samtycke till lagring och behandling av dina personuppgifter i din kandidatprofil.

Utöver vad som anges ovan kan vi från fall till fall behöva lagra personuppgifter under en längre tid om detta är nödvändigt för att uppfylla rättsliga skyldigheter, genomdriva avtal eller engagera oss i tvistlösning.

Vi har implementerat förstklassiga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder för att skydda dina personuppgifter och för att säkerställa tillgänglighet, integritet och konfidentialitet för dina personuppgifter. Våra högt kvalificerade IT- och säkerhetsexperter ser till att våra applikationer hålls säkra genom att endast använda leverantörer som kan garantera efterlevnad av tillämpliga säkerhetsstandarder och lagar

Men du kan också hjälpa till att skydda dina data genom att följa dessa enkla säkerhetsåtgärder:

- Skicka inte konfidentiell eller känslig information med okrypterad e-post. Vi kommer aldrig att be dig att skicka dina bankkontouppgifter till oss via e-post.

- Du bör alltid använda ett starkt lösenord, det vill säga ett lösenord bestående av både små och stora bokstäver, siffror och ett specialtecken

- Klicka inte på länkar i några e-postmeddelanden du får om inte e-postmeddelandet kommer från en betrodd avsändare. Kontrollera alltid e-postadressen till avsändaren av e-postmeddelanden som begär någon information från dig - ofta använder bedragarna e-postadresser som liknar originalet. E-post från oss kommer alltid att skickas från post@sectoralarm.se.

- Se till att dina kontaktuppgifter är uppdaterade så att vi kan nå dig vid misstanke om bedrägeri

- Håll dina onlineenheter uppdaterade för att säkerställa att du alltid har den senaste versionen av installerade säkerhetsinställningar, eftersom dessa kan innehålla patchar för tidigare identifierade säkerhetsbrister

- Om du observerar någon misstänkt aktivitet eller tror att du har blivit utsatt för identitetsstöld eller bedrägeri, kontakta omedelbart vårt kundsupportcenter på 0771-80 95 30. 

Sector Alarm har ett företagskonton på Instagram, Facebook och LinkedIn, och behandlingen av personuppgifter på sådana plattformar hanteras av användarvillkoren och integritetspolicyerna som gäller för varje plattform. Vi använder dessa konton för att marknadsföra och förbättra våra tjänster och för att marknadsföra vårt företag till potentiella och nuvarande kunder och anställda, och den rättsliga grunden för detta är legitimt intresse enligt GDPR artikel 6(1)(f). Om du kontaktar oss på ett av dessa konton eller om du gillar eller delar något av innehållet vi publicerar, kommer vi att kunna se din grundläggande användarkontoinformation som namn och e-postadress. Vi kommer att svara dig inom samma plattform och behandla dina personuppgifter i samband med sådan kommunikation. Vi ber dig att inte dela någon konfidentiell personlig information på någon av dessa plattformar.

Du kan alltid sluta följa våra konton eller ta bort dina kommentarer och meddelanden. Observera att om du slutar följa vårt konto kommer inte dina personuppgifter att raderas. Observera att alla dessa leverantörer har internationella dataöverföringar till USA. Vi uppmuntrar dig att läsa deras sekretesspolicyer för mer information om deras behandling av dina personuppgifter.

När vi använder Facebook får vi dessutom aggregerade statistiska rapporter från Facebook genom en tjänst som kallas Facebook Insights. Denna tjänst låter oss övervaka aktiviteten relaterad till vårt konto. Dessa rapporter innehåller inga personuppgifter och är anonyma för oss, men vi agerar som gemensamma registeransvariga med Facebook Inc för denna tjänsts syften. Du kan hitta mer information om Facebook Insights här.

Som licenstagare har du flera rättigheter enligt gällande dataskyddsbestämmelser. För att utöva dessa rättigheter, vänligen kontakta vårt dataskyddsombud via e-post för att DPO@sectoralarm.se. För att säkerställa att vi inte delar personuppgifter med obehörig tredje part kommer vi att be dig verifiera din identitet innan du svarar på din begäran. Förutsatt att vi har bekräftat din identitet kommer vi att svara så snart som möjligt och normalt inom 30 dagar. Om vi inte kan svara inom 30 dagar kommer vi att meddela dig om förseningen och dess orsak i god tid före tidsfristen på 30 dagar. Nedan följer en översikt över dina rättigheter. Du kan läsa mer om detta på Den svenska dataskyddsmyndighetens webbplats.

Inom de begränsningar som anges i tillämplig lag har du följande integritetsrättigheter:

• Rätt till information: du har rätt till information om vår behandling av dina personuppgifter (dvs. denna integritetspolicy).
• Rätt till tillgång: du har rätt att begära tillgång till dina personuppgifter utöver information om typ, behandling och spridning av dessa uppgifter. Observera att det finns vissa undantag från denna rättighet, till exempel om åtkomst kränker andras rättigheter (till exempel avslöjar personuppgifter om en tredje part) eller när det gäller interna dokument eller affärshemligheter. Om vi gör några undantag från din rätt till åtkomst kommer vi att informera dig specifikt om detta.
• Invändning mot behandlingen: du kan invända mot behandlingen av dina personuppgifter om din situation kräver detta i situationer där uppgifterna behandlas med ett berättigat intresse. Observera att detta kan leda till att vi inte kan fortsätta med behandlingen av din jobbansökan.
• Återkalla samtycke: du kan återkalla alla samtycken som du ger när som helst.
• Rätt till dataportabilitet: du kan få en elektronisk kopia av de personuppgifter du har lämnat till oss i digitalt format, antingen direkt till dig eller till en tredje part som du har utsett.
• Rätt till rättelse, radering och begränsning: Vi lagrar endast dina personuppgifter så länge syftet kräver. Du kan begära att felaktiga, onödiga, felaktiga eller inaktuella personuppgifter raderas eller tas bort. Om du misstänker att de uppgifter vi behandlar inte är korrekta, att behandlingen är olaglig, att vi inte behandlar dina uppgifter i enlighet med behandlingsändamålen, eller om du vill invända mot behandlingen, kan du kontakta oss för att begära att vi raderar eller begränsar behandlingen av dina personuppgifter. Observera att rättsliga skyldigheter som skatterapportering och bokföring kan leda till att vi är skyldiga att inte radera dina personuppgifter förrän den lagstadgade lagringsperioden har löpt ut.

Automatiserade beslut och profilering:

Vi använder inte automatiserade beslut som berör dig i rekryteringssyfte. För att marknadsföra öppna positioner använder vi segmenteringstekniker och utför analyser för att optimera våra marknadsföringsinsatser och för att skräddarsy marknadsföringen efter våra målgruppspreferenser och behov. Sådan analys kan påverka våra marknadsföringsbeslut, men används inte på ett sätt som kan leda till juridiska eller liknande betydande konsekvenser för dig.